E-mails zijn een essentieel onderdeel van elk bedrijf. Hiermee maakt u namelijk direct contact met nieuwe klanten, bestaande zakenpartners en potentiële leveranciers. U weet vast als geen ander dat een zakelijke inbox behoorlijk wat drukte behelst. Bedrijven wisselen elke dag veel e-mails uit en zijn daarom altijd op zoek naar effectievere manieren van communicatie.
Acroniemen zijn handige hulpmiddelen waarmee u tijd bespaart in de wereld van business-to-businesscommunicatie (B2B). Bij deze afkortingen gebruikt u de eerste letter van elk woord om een kortere term te vormen. Dit linguïstische hulpmiddel helpt om het aantal woorden te beperken, beknopt te blijven en sneller te schrijven.
Acroniemen kunnen echter best verwarrend zijn – zeker als u nieuw bent in de wereld van B2B-e-mails. Om u te helpen en tijd en stress te besparen bij het achterhalen van de betekenis van een specifieke letterbrij, hebben wij deze handleiding samengesteld. Hierin leggen we uit wat de meestgebruikte acroniemen zijn.
KENNIS VAN ACRONIEMEN IN E-MAILS
Hoe verschilt WFH van NRN? Gebruik de handige lijst hieronder en ontdek 10 veelgebruikte acroniemen in de zakelijke communicatie.
1: ASAP
U zult de afkorting ASAP regelmatig tegenkomen in e-mails met een dringende of stimulerende toon. Het betekent: ‘as soon as possible’ (zo snel mogelijk). U kunt dit acroniem gebruiken om aan te geven dat iets meteen moet gebeuren. Leveranciers gebruiken dit vaak om de snelheid te benadrukken waarmee ze iets kunnen leveren. U zult het echter ook in allerlei andere soorten communicatie tegenkomen. Kies dit acroniem als u werk uitbesteedt dat ASAP moet gebeuren.
2: IMO
IMO komt zowel in B2B- als in informele communicatie voor. Het betekent: ‘in my opinion’ (volgens mij). Met dit acroniem kunt u zinnen afzwakken en benadrukken dat u iets overbrengt wat niet meteen een feit is. Ook kunt u hiermee een autoritaire toon voorkomen; u laat zien dat uw feedback is gebaseerd op uw persoonlijke mening.
3: LMK
LMK staat voor: ‘let me know’ (laat het me weten). Dit acroniem kunt u gebruiken als vriendelijke, informele afsluiting van een e-mail of andere vorm van communicatie. U geeft hiermee aan dat u een antwoord wilt op een niet dringende vraag.
4: NRN
NRN betekent: ‘no reply necessary’ (geen antwoord nodig). Hiermee laat u de lezer weten wat de intentie van de communicatie is, zonder dat deze persoon meteen hoeft te reageren. Met NRN voorkomt u dat uw inbox overstroomt met berichten met de boodschap dat een bericht is gelezen. U kunt NRN gebruiken om een lijst instructies af te sluiten of als u partners of collega’s informeert over iets nieuws.
5: FYI
FYI is niet beperkt tot zakelijke communicatie. U zult het ook vaak tegenkomen in informele teksten en korte berichten. Het is de verkorte versie van ‘for your information’ (ter kennisgeving). Met FYI geeft de zender aan dat hij achtergrondinformatie of een bericht deelt dat nuttig kan zijn voor uw bedrijf of huidige project.
6: EOD
EOD betekent ‘end of day’ (einde van de dag). Hiermee kunt u aangeven hoe laat uw bedrijf de deuren sluit. EOD wordt ook vaak gebruikt om een deadline te stellen voor een opdracht, factuur of ander document: “Kun je het rapport EOD af hebben?”.
7: OOO
Heeft u weleens een e-mail gestuurd, waarbij u als reactie een automatisch antwoord kreeg? De kans is groot dat hierin het acroniem OOO — ‘out of office’ — stond. Gebruik dit handige acroniem als u op vakantie bent of een zakenreis maakt waarbij u geen toegang heeft tot uw laptop of account. Hiermee informeert u collega’s dat u ASAP zult reageren.
8: PS
PS is zowel professioneel als ouderwets, maar staat nog steeds prima aan het eind van een e-mailbericht. Met PS, of ‘postscriptum‘ (Engels: postscript), geeft de verzender aan dat hij een extra opmerking of gedachte wil uiten aan het eind van een bericht. Die opmerking is vaak niet direct verwant aan de kernboodschap. Gebruik PS om extra informatie — mogelijk met een ander onderwerp — te vermelden in een e-mail. U hoeft dan niet een afzonderlijk bericht te sturen.
9: OT
Als we dan toch hebben over een ander onderwerp, dan is OT heel toepasselijk. Terwijl u PS aan het eind van een bericht kunt gebruiken, is OT bruikbaar in de tekst zelf. Hiermee vermeldt u snel belangrijke, maar niet direct relevante informatie.
10: WFH
Met WFH geeft u met een afkorting aan waar u werkt: ‘working from home’ (ik werk thuis). Dit acroniem kan een manager gebruiken om werknemers te vragen om thuis te werken. Ook kan iemand hiermee laten weten waar hij op dat moment werkt.
DE WERELD VAN B2B-E-MAILACRONIEMEN: ER IS NOG VEEL MEER
De hierboven genoemde acroniemen zijn populaire afkortingen in B2B-e-mailcommunicatie. Er zijn echter nog veel meer dergelijke woorden. Gebruik ze om tijd te besparen en te laten zien dat u op de hoogte bent van eigentijds zakelijk jargon.
