Hoe haal je het beste uit je content team? Je kan natuurlijk iedereen een dure cursus laten volgen of naar een seminar sturen. En dat kan ook heel goed zijn, maar het inplannen van feedbacksessies heeft waarschijnlijk veel meer effect. Hieronder lees je wat het nut is van constructieve feedback, hoe je het op een succesvolle manier geeft, en hoe je team er veel productiever van kan worden.
Waarom is feedback zo belangrijk voor je content team?
Als het gaat om contentcreatie, van blogs schrijven tot pakkende video’s en podcasts, speelt goede feedback een belangrijke rol. Het gebruik van de juiste bewoordingen op het juiste moment geeft schrijvers, editors en andere creatieve professionals duidelijkheid, en helpt hen beter te worden in hun vakgebied. Constructieve feedback zorgt niet alleen voor betere individuele resultaten, maar is ook een soort smeerolie voor het hele team en vormt daarmee een garantie voor succes. Goed en regelmatig uitgevoerde feedbacksessies voorkomen fouten en vergissingen. In plaats daarvan zorgen ze voor consistentie, vertrouwen en zelfstandigheid.
Voor het geven van succesvolle feedback aan je medewerkers is echter wel een professionele aanpak nodig. Zwak uitgedrukte, neerbuigende en inconsistente feedback is slecht voor de teamprestaties. Indirecte, vage en harde feedback is bovendien schadelijk voor de sociale cohesie en werkrelaties in het team. Uiteindelijk worden deadlines gemist en ontvangt een opdrachtgever ondermaatse producten. Om feedback sessies tot een goed einde te brengen, hebben we deze blog geschreven. We willen hier de belangrijkste onderdelen van het feedbackproces onder de aandacht brengen.
Het nut van regelmatige feedback
Voor we ingaan op wat je moet doen bij het geven van feedback en wat juist niet, is het goed om te weten wat het nut is. Als je beseft hoe feedback de prestaties van je medewerkers en je bedrijf positief kan beïnvloeden, lijkt het regelmatig inplannen van dergelijke sessies ineens meer dan logisch. Hier volgen enkele belangrijke voordelen:
- Bevordert prestaties: Neem in een feedbacksessie de tijd om je teamleden voor hun sterke punten te complimenteren. Door bovendien hun zwakke kanten te benoemen, maak je blinde vlekken zichtbaar en kun je aangeven wat beter moet. Zo wordt de output van de contentcreatie van het hele team beter.
- Bouwt vertrouwen op: Constructieve feedback geeft het vertrouwen van je teamleden een flinke boost. Hoezo? Een teamlid dat gerichte aanwijzingen krijgt, wil aan de slag om zichzelf te verbeteren. Als teamleden zich realiseren dat ze een probleem overwonnen hebben en een prestatieverbetering bij zichzelf waarnemen, groeit hun vertrouwen vanzelf.
- Moedigt contentcreatie aan: Richt je aandacht op gebieden waar je teamleden super creatief zijn en goede prestaties leveren. Bevestig de unieke inzichten en ideeën die ze inbrengen, want zo motiveer je hen om met ongeëvenaard vertrouwen verder te gaan.
- Bevordert de teamcohesie: De kwaliteit van de contentcreatie hangt vooral af van de onderlinge samenwerking in het team. Als je misverstanden of conflicten tussen bepaalde teamleden signaleert, heb je met een feedbacksessie een geweldig middel voor verzoening en voor bevordering van de cohesie in het team als geheel.
- Stemt verwachtingen af: Je kunt niet van je contentcreatie-team verwachten dat het produceert wat jij graag wilt, zolang je niet je eigen verwachtingen duidelijk maakt. Gebruik feedbacksessies voor het bekendmaken van duidelijke doelstellingen, tijdlijnen, doelen en rollen. Daar zal je later de vruchten van plukken.
Regelmatig feedback geven aan je contentcreatie-team heeft diverse voordelen. Je zal er betere prestaties, beter teamwork en uitstekende projectresultaten door waarnemen.
Hoe geef je constructieve feedback aan je teamleden?
Je weet nu wat het geven van regelmatige feedback aan je content team kan opleveren. Maar hoe doe je het eigenlijk? ‘Feedback’ heeft soms een wat negatieve bijklank. Voor sommigen voelt het alsof ze een preek krijgen van de schooldirecteur, anderen vinden het nutteloos, zinloos en tijdverspilling. Welnu, het wordt tijd om daar verandering in te brengen. Maak van feedbacksessies een productieve en plezierige belevenis! Hieronder lees je hoe.
Ruim tijd in voor feedback
Trap niet in de valkuil dat je feedback even snel tussendoor geeft. Het is een belangrijke taak, waar zorg en aandacht voor nodig is. Even een praatje maken voor de werkdag begint of in de rij bij de koffie, levert geen gewenst resultaat op. Het is beter om feedbacksessies in het werkrooster op te nemen. In het ideale geval maak je een afspraak voor een persoonlijk gesprek in je werkkamer. Als je team elders aan het werk is, kan je ook video bellen. Het inbouwen van een tijdsslot geeft de sessie een professioneel karakter. De teamleden zullen het gevoel krijgen dat deze momenten van constructieve feedback zowel voor hun loopbaan als het bedrijf van belang zijn.
Wees specifiek
Vage feedback geven is hetzelfde als iemand een plattegrond overhandigen zonder aan te geven waar hij naartoe moet. Weliswaar kan het benoemen van foutieve patronen in contentcreatie het team de goede kant opsturen. Toch zal het concreet en precies aangeven van de nodige verbeteringen een probleem veel sneller oplossen. Het is daarom van belang dat je aan je teamleden duidelijk maakt welke verbeteringen nodig zijn, en instructies geeft hoe ze dit kunnen realiseren.
Zeg bijvoorbeeld niet: “Ik merk dat de inleiding van je blogs niet de aandacht trekt van de lezer en wil graag dat je het aanpakt.” Je kunt beter zoiets zeggen als: “Bij het schrijven van een inleiding wil ik graag dat je je richt op bestaande problemen, en de lezer met provocerende vragen uitdaagt na te denken en zo de aandacht trekt. Probeer in de volgende stukken anekdotes en citaten te gebruiken. Vergeet vooral niet een verrassende statistiek te gebruiken en doe een beroep op het voorstellingsvermogen van de lezer.”
Schep duidelijkheid
Als je specifiek bent, help je de teamleden zich te realiseren wat ze moeten verbeteren. Door duidelijk te zijn, gaan ze beter begrijpen wat je precies van hen vraagt. Draai er niet omheen. Gebruik directe bewoordingen en probeer niet overdreven beleefd en terughoudend te zijn. Houd het gesprek constructief en zeg gewoon direct wat je bedoelt. Probeer een teamlid altijd te laten groeien en voorkom dat hij/zij zich vernederd voelt. Een heel makkelijke manier om duidelijkheid te scheppen bij het geven van opbouwende kritiek is het volgende. Vraag je gesprekspartner of hij heeft begrepen wat je van hem vraagt. Luidt het antwoord “ja”, dan vraag je hem hoe hij de gegeven feedback in het vervolg in zijn blogs, podcasts, video’s etc. gaat gebruiken. Klopt dit met datgene wat je van hem vraagt, dan kan je het gesprek beëindigen.
Moedig probleemoplossing aan
Opbouwende kritiek en feedbacksessies kunnen ontaarden in micromanagement, iets waar vooral creatieve personen een hekel aan hebben. Bij teveel vrijheid kunnen de verwachtingen op de achtergrond raken en afleiden van de projectdoelstellingen. Door strikte grenzen te stellen, kun je dit voorkomen. Geef je teamleden een eigen verantwoordelijkheid en laat ze zelf met initiatieven komen voor het oplossen van de onvermijdelijke problemen tijdens het creatieve proces van schrijven. Dit draagt bij aan meer ervaring, zelfstandigheid en creativiteit van de teamleden. Geef ze in je feedbacksessies daarom de gelegenheid om zelf feedback te geven. Stel daarbij vragen als: “Op welke manieren kunnen we onze SEO strategie verbeteren?” en: “Hoe denk je dat we dit artikel meer pakkend kunnen maken?”
Laat je teamleden verantwoording afleggen
Verantwoording afleggen betekent verantwoordelijk zijn. Zonder verantwoording af te leggen, kan een team niet groeien en meestal niet voldoen aan je verwachtingen. Zorg bij het delegeren van taken dat elk teamlid precies weet wat de verwachtingen zijn, welke deadlines gelden en welke kwaliteit van werken vereist wordt. In de feedbacksessies ruim je tijd in voor uitleg over hoe je over prestaties en verbeteringen denkt. Door teamleden ter verantwoording te roepen, kun je eventuele incidenten bespreken en vragen hoe ze in het vervolg voorkomen kunnen worden. Na verloop van tijd kun je de meer stressbestendige teamleden vaker ter verantwoording roepen en meer verantwoordelijkheid geven en de anderen wat minder.
Follow up
Voor het geven van feedback en opbouwende kritiek is één sessie niet voldoende. Bovendien kun je beter proberen met elke sessie voortgang te boeken. Bouw daarom steeds voort op de gesprekken van de vorige sessie, en check of je feedback van destijds begrepen werd en of er iets mee gedaan is. Mocht dat inderdaad het geval zijn, richt je dan op andere gebieden. Zo niet, bespreek dan de bestaande problemen en help het teamlid uit te zoeken hoe de door jou gestelde doelen kunnen worden bereikt.
Er zijn diverse manieren om feedbacksessies effectiever te maken, zoals: het inruimen van tijd, het aanmoedigen van probleemoplossing in het team en het organiseren van regelmatige follow ups.
Voorbeelden van professionele feedback
Voor je feedbacksessies gaat inplannen, willen we je graag helpen met enkele realistische voorbeelden. Zoek altijd naar de juiste toon, zodat je teamleden het nodige vertrouwen krijgen en zich gesteund voelen. Maak bovendien duidelijk welke verbeteringen je voor de volgende keer van ze verwacht.
Feedback geven: een gemiste deadline
In dit scenario is een teamlid er niet in geslaagd een deadline te halen, waardoor andere onderdelen van het project stagneren. Je kunt hierbij kiezen voor de volgende aanpak:
“Ik heb gemerkt dat je een dag te laat was voor het halen van de deadline. Dit heeft grote gevolgen gehad voor de andere teamleden en leverde irritatie op bij onze cliënt. Ik wil je desondanks bedanken voor je inzet. Wel zou het fijn zijn om samen met jou te kijken hoe we dit een volgende keer kunnen voorkomen.”
In dit voorbeeld van opbouwende kritiek maak je duidelijk dat het niet voldoen aan de opdracht gevolgen heeft. Tegelijkertijd wordt de moeite genomen het teamlid voor zijn inzet te bedanken. Dat maakt de kritiek minder zwaar, en zo wordt het teamlid geholpen bij het omgaan met de werkdruk.
Feedback geven: collegiale samenwerking
In dit voorbeeld heeft een teamlid moeite met collegiale samenwerking, hetgeen veel misverstanden en een slechte werksfeer tot gevolg heeft. Overweeg in dit geval de volgende aanpak:
“Het is duidelijk dat je de samenwerking met de rest van het team een grote uitdaging vindt. Kwalitatief lever je geweldige resultaten, maar een goede samenwerking zal je nog beter maken. Laten we eens kijken hoe je meer contact kunt krijgen met de andere teamleden en je communicatie kan verbeteren.”
Ook dit voorbeeld combineert kritiek met positieve feedback. Bovendien krijgt het teamlid een oplossing aangereikt en wordt hulp aangeboden om een stap vooruit te zetten.
Feedback geven: professionalisering
In deze sessie besluit je dat het tijd wordt om de vaardigheden van een van je teamleden verder te ontwikkelen:
“Jouw creativiteit en enthousiasme zijn geweldig en ik zie dat je veel potentie hebt. Om door te groeien in je carrière, wil ik in je investeren en je helpen om je SEO-vaardigheden te ontwikkelen. Laten we samen een plan maken waarmee je dit in het komende halfjaar kan realiseren.”
Dit voorbeeld van positieve feedback bevat een plan van aanpak om de vaardigheden en productiviteit van het teamlid te bevorderen.
Je feedbacksessies kunnen draaien om complimenten, kritiek of een combinatie van beide. Wat de doelstelling ook mag zijn, doe het zo dat een teamlid het desbetreffende probleem kan oplossen.
Wat je moet vermijden bij het geven van feedback
Je weet nu wat de voordelen van het geven van regelmatige feedback zijn, bent voorzien van nuttige feedbackstrategieën en hebt diverse realistische voorbeelden aangereikt gekregen. Laten we afsluiten met wat je in elk geval moet vermijden. Zorg dat je de volgende missers niet maakt, dan krijg je je content team zo snel mogelijk in de goede richting.
Vaagheid
Vaagheid is een gevaar bij het geven van kritiek. Eromheen draaien en onduidelijk zijn kan ervoor zorgen dat een teamlid er niet in slaagt zichzelf te verbeteren. Doe je best om in elke sessie precies duidelijk te maken wat je van hem/haar wilt, en hoe je gaat helpen om dat te bereiken.
Follow up vergeten
Als je geen follow up organiseert, is de kans groot dat steeds opnieuw dezelfde fouten worden gemaakt. Regel voor elke feedbacksessie steeds een follow up, waarin je de vooruitgang beloont en strategieën aanreikt voor probleemgebieden waar teamleden mee worstelen.
Feedback geven in het bijzijn van collega’s
Geef een teamlid nooit, maar dan ook nooit persoonlijke feedback in het bijzijn van andere teamleden. Dit kan vernederend zijn en het vertrouwen aantasten. Houd je feedback-bijeenkomsten vertrouwelijk en probeer zo rationeel mogelijk te zijn, in verband met het opbouwen van een goede verstandhouding en vertrouwen.
Weten wat je vooral niet moet doen, helpt je om je feedbacksessies effectiever te maken. Vermijd vaagheid, zorg altijd voor een follow up en geef nooit feedback in het bijzijn van andere collega’s.
Regelmatig feedback geven: de sleutel tot een gezond content team
Soms lijkt het alsof de ontwikkeling van je content team voortdurend vraagt om innovaties, investeringen en ingewikkelde strategieën. Voor een deel klopt dat inderdaad, maar regelmatig feedbacksessies inlassen kan ook al veel opleveren. Op die manier kan je team in heel weinig tijd en kosteloos enorme stappen zetten. Onderschat niet hoeveel invloed een persoonlijk gesprek, een eerlijk oordeel over werk of het uitspreken van je eigen verwachtingen op teamleden heeft. Dat geldt ook voor afspraken over hoe je samenwerkt om het beste uit je teamleden te halen.
