Elke dag heeft maar een beperkt aantal uren. Toch willen we vaak zoveel mogelijk dingen doen als we wakker zijn. Het is dan ook best triest dat we vaak juist minder werk gedaan krijgen op de dagen die het drukst lijken.
En ook al hebben we voldoende tijd, besteden we die tijd dan ook effectief? Of u zich al dan niet kunt focussen op uw werk, is van meerdere factoren afhankelijk. Om u te helpen uw focus en productiviteit te verbeteren, zullen we hieronder eerst eens naar dergelijke factoren gaan kijken. Vervolgens geven we praktische tips waarmee het u beter lukt om uw dagelijkse doelen te behalen.
PRODUCTIVITEIT VERSUS CONTRAPRODUCTIVITEIT
Denk eens even terug aan een werkdag waarop u laat thuiskwam en helemaal uitgeput was. Hoe begon u aan die dag en wat waren uw plannen? Hoeveel taken kon u uiteindelijk volbrengen? Het is goed om uzelf deze belangrijke vragen eens te stellen.
Waarschijnlijk weet u nog dat u aan het begin van de werkdag veel te doen had. Dus u besloot om geen kostbare tijd te verspillen en meteen aan de slag te gaan. Maar ook al lag er een enorme stapel te wachten, toch zat u af en toe op social media en lukte het niet om steeds gefocust te blijven. Uiteindelijk kon u hierdoor maar twee van de vijf taken van uw lijstje afvinken. Maar waar lag dit nu precies aan?
Veel mensen maken dezelfde fout; als u uzelf dwingt om productief te zijn, werkt dat vaak contraproductief. Als u onrealistische doelen stelt en teveel taken wilt afwerken, krijgt u onbewust een gevoel van rusteloosheid en dat heeft weer een negatieve invloed op uw spanningsboog. U wilt hierdoor soms meerdere taken tegelijkertijd doen, maar dat maakt het alleen maar erger.
Veel mensen zijn er trots op dat ze kunnen multitasken. Maar multitasken wordt best wel overschat. In plaats daarvan zou de nadruk wel wat meer op focussen mogen liggen. Met een goede focus kunt u zich namelijk beter concentreren, waardoor u uiteindelijk productiever bent.
Als u last hebt van de druk van teveel taken, bent u bovendien veel gevoeliger voor afleiding. U kunt daardoor in een neerwaartse spiraal van uitstelgedrag terechtkomen; het toppunt van contraproductiviteit, waarbij soms sprake van een schrijversblok is.
LICHAMELIJKE ACTIVITEIT VERSUS HERSENACTIVITEIT
De geest kan zich niet focussen als het lichaam rusteloos is en het lichaam kan niet ontspannen als de geest te veel zorgen heeft. Denk daar maar eens over na.
We gaan even terug naar het voorbeeld van hierboven. Als u meteen aan een drukke werkdag begint, dan heeft u waarschijnlijk niet de tijd genomen voor ochtendrituelen. Denk daarbij aan bijpraten met collega’s, een bak koffie nemen, push-ups doen of interessante nieuws-/blogartikelen lezen.
En juist die dingen helpen u bij het opstarten. Als u dus eerst goed voor uw lichaam en geest zorgt, bent u uiteindelijk beter uitgerust en kunt u zich beter focussen. Alles wat u overslaat om tijd te winnen, kan een negatieve impact op uw focus en productiviteit hebben.
Niet genoeg pauzes nemen, een workout overslaan, niet goed eten of doorzetten terwijl u eigenlijk te moe bent; dit alles heeft een negatieve impact op uw concentratievermogen. En als u niet genoeg slaapt, heeft u de volgende dag nog minder energie om af te maken wat er nog ligt.
HOE KUNT U UW CONCENTRATIE EN FOCUS VERBETEREN?
Nu we de meest voorkomende valkuilen en vormen van afleiding hebben besproken, gaan we uitleggen wat u kunt doen om u overdag beter te kunnen concentreren.
MEDITEER
Er zijn ontzettend veel dingen die concentratie vragen. Daarom is het ook belangrijk dat u leert hoe u zich moet concentreren. Sommigen vinden het lastig om tijd te vinden voor meditatie, maar zelfs als u maar tien minuten per dag mediteert, plukt u daar de vruchten van. Meditatie verlicht namelijk spanning en brengt de geest tot rust. Het moet toch wel lukken om tien minuten te mediteren voordat u ’s ochtends de laptop openklapt?
DOE EEN WORKOUT IN DE OCHTEND
Ook fysieke activiteiten zijn goed voor de geest. Zelfs al rent u maar een kwartiertje op de loopband, ook dat kan al helpen om gedurende de dag ontspannen te blijven. U kunt ook kiezen voor yoga, waarbij u fysieke beweging met meditatie combineert. Twee vliegen in een klap!
Als u geen ochtendmens bent en het u niet lukt om vroeg op te staan voor een workout, dan kunt u ook wat anders doen. Plan in dat geval bijvoorbeeld na het werk een workout in. Het voordeel hiervan is ook dat u hierdoor later op de avond beter kunt slapen. Het maakt eigenlijk niet zoveel uit wanneer u beweegt, als u het maar regelmatig doet.
NEEM REGELMATIG PAUZE
Dit is misschien een verrassing, maar meerdere korte pauzes nemen heeft veel meer effect dan een paar lange pauzes. Stel om de negentig minuten een wekker in en neem dan 5–10 minuten pauze. Belangrijk: ga in die pauzes niet uw telefoon checken! Ga bijvoorbeeld wandelen, maak een sudoku, oefen wat yoga poses of volg een korte virtuele rondleiding.
Kies iets waarbij u fysiek actief moet zijn of waarbij u uw hersenactiviteit stimuleert. Het hoeft helemaal niet werkgerelateerd te zijn: oefen bijvoorbeeld wat woordjes met een taalapp. U zult ontdekken dat een korte, effectieve pauze u al helpt om sneller en beter te focussen.
DRAAI ACHTERGRONDMUZIEK
Misschien denkt u dat u zich het beste kunt focussen als het helemaal stil is, maar het tegendeel kan ook waar zijn. Zachte achtergrondmuziek kan uw focus en productiviteit juist verbeteren, al is natuurlijk niet elke muzieksoort geschikt voor elk type werk. Bekijk deze aanbevolen playlists maar eens. Deze zijn speciaal met het oog op productiviteit samengesteld.
Als u onrealistische doelen stelt en teveel taken wilt afwerken, krijgt u onbewust een gevoel van rusteloosheid en dat heeft weer een negatieve invloed op uw spanningsboog.
HOE HOUDT U VOLDOENDE ENERGIE?
Het is niet alleen belangrijk dat u genoeg energie hebt om u te kunnen focussen, maar ook dat u energiek blijft. Maar hoe zorgt u hier nu voor? Nou, het is vooral belangrijk dat u naar uw lichaam luistert!
ZORG VOOR VOLDOENDE SLAAP
Dit behoeft geen betoog. Toch is slapen vaak hetgeen wat drukke mensen zich als eerste ontzeggen. Als u overdag veel gedaan wilt krijgen, dan moet u echter helemaal zijn opgeladen. En denk niet dat u een latertje kunt compenseren door uit te slapen en de werkdag later te beginnen. Als u eenmaal lang genoeg bent opgebleven, is het leed al geschied. Uw energiegehalte is dan niet zomaar weer op peil. Ga op tijd naar bed — punt.
Dit werkt niet voor iedereen, maar sommigen hebben er wel baat bij; halverwege de werkdag een middagdutje doen. Slaap niet langer dan dertig minuten, want het moet geen complete siësta worden. Als het niet lukt om binnen dat half uur in slaap te vallen, blijf dan niet liggen. Ga weer aan het werk en probeer het de volgende dag opnieuw. Soms duurt het even voordat het gaat werken. En soms werkt het ook niet. Blijf in dat geval bij het oorspronkelijke plan; ga op tijd naar bed!
ZORG VOOR GOEDE VOEDING
Veel drukke mensen zijn regelmatig vermoeid, en negeren dat gevoel bewust. Maar niet goed eten gebeurt vaak onbewust. Soms bent u zo druk bezig, dat u het gewoon vergeet. Ook al heeft u even wat gerommel in uw maag gevoeld, een tijdje later kan dat gevoel weer over zijn. Op lange termijn komt dat gevoel echter weer terug, waarbij uw energievoorraad in de tussentijd is uitgeput.
Probeer dus om op vaste tijden te eten. Zet bijvoorbeeld een wekker. Als u iets wilt bestellen, doe dat dan van tevoren, zodat uw maaltijd op een vaste tijd wordt bezorgd. Een andere goede tip is ervoor zorgen dat u altijd een voorraad tussendoortjes op kantoor heeft. Zo ziet een fruitschaal er niet alleen leuk uit op uw bureau, maar biedt dit ook gezonde vitamines voor tussendoor. Voedingswaren als granolarepen en oplossoepjes zijn ook handig om in uw bureaula te hebben liggen.
HOE WORDT U PRODUCTIEVER?
Hierboven gaven we tips om uw focus en productiviteit te verbeteren en om uw energie te behouden. Laten we nu eens naar wat handige adviezen kijken om over het algemeen in het dagelijkse leven productiever te zijn.
LAAT U NIET AFLEIDEN
Bepaal welke vormen van afleiding u het meest belemmeren en doe alles wat nodig is om die te vermijden. Voor de meeste mensen betekent dat het wegleggen van de smartphone. Meldingen waardoor het scherm oplicht, zijn vaak te verleidelijk om te negeren.
Daarnaast is het een goed idee om uw status in ‘niet storen’ te veranderen. Ook op uw computer kunt u dat instellen. Verder kan het helpen om een tijdje offline te werken of slechts één tabblad open te laten staan, waarop u uw werk verricht.
Zorg bovendien voor een opgeruimde werkomgeving. Een rommelige werkplek geeft vaak veel afleiding. Opeens is die stapel ongeopende post veel interessanter om te lezen dan wat u voor uw werk moet doen. Bewaar al uw spullen op een daarvoor geschikte plek.
Dit is met name een uitdaging voor mensen die thuis werken. U moet dan immers meer moeite doen om werk en privé gescheiden te houden. In dat geval is het verstandig om een speciale werkplek in te richten die zoveel mogelijk op een echt kantoor lijkt. Werk niet vanaf de bank waar u ook met vrienden ontspant en werk liever niet aan de tafel waaraan u ook eet.
MAAK EEN REALISTISCHE TO-DO LIST
Maak een realistisch overzicht van de taken die u in één dag kunt afronden. Liever te weinig dan te veel. U kunt immers altijd iets extra’s doen als er nog tijd over is. Visualiseer deze taken op een praktische manier. Zo kunt u zich beter op één taak per keer richten. Maak bijvoorbeeld onderscheid tussen uw taken door kolommen met ‘to do’, ‘mee bezig’ en ‘klaar’ op een Kanbanbord te zetten.
DEEL TAKEN IN KLEINERE STUKJES OP
U kunt taken veel makkelijker afronden als u ze in kleinere stukjes opdeelt. Bij veel taken moet u meerdere dingen doen, dus u kunt ze dan beter in subtaken opdelen. Na afronding van elke subtaak, komt de voltooiing van de hele taak geleidelijk meer in zicht. En dat werkt heel stimulerend.
Het uitwerken van een taak in subtaken kunt u niet met een Kanbanbord doen. Maar er is wel fantastische projectmanagementsoftware om u daarbij te helpen. Er zijn diverse intuïtieve tools waarmee u uw vorderingen bij kunt houden, met verschillende visualisatie-opties. Denk aan percentages, diagrammen, grafieken, en tabellen.
DOE EERST HET WERK WAT HET MEEST VAN U VRAAGT
First things first! Bepaal welke taken het moeilijkst zijn en het meeste tijd kosten. Gewoonlijk is dat de taak die mensen zo lang mogelijk willen uitstellen. Uitstellen is echter niet de juiste aanpak als het gaat om productiviteit.
Pak deze grote klus eerst aan; het liefst ‘s ochtends als u nog fris bent en nog volop energie heeft. Als de meest veeleisende taak eenmaal aan kant is, zijn de overige taken in vergelijking daarmee een peulenschil!
WISSEL AF TUSSEN INTERESSANTE EN SAAIE TAKEN
Nu u de zwaarste klus heeft afgerond, zijn er nog wat kleinere taken over. Maar niet elke taak is even leuk om te doen. Probeer daarom af te wisselen tussen interessante en saaie taken. Zo heeft u altijd een leukere taak om naar uit te kijken als u met een vervelende klus bezig bent.
UW FOCUS EN PRODUCTIVITEIT OP HET WERK VERBETEREN — TOT SLOT
In dit artikel hebben we uitgelegd waarom het geen goed idee is om zoveel mogelijk taken in één dag te proppen. Ook hebben we besproken waarom focussen, presteren en concentreren niet goed lukken als u niet goed voor uzelf zorgt. Het is belangrijk om goed voor uw lichaam en geest te zorgen, want alleen als die in optimale conditie zijn, kunt u optimaal presteren.
U mag natuurlijk zelf bepalen hoe u de genoemde tips gebruikt en in praktijk brengt. Misschien spreekt het maken van een to-do list u wel meer aan dan een andere tip. Hoe dan ook, als u eenmaal veranderingen heeft doorgevoerd, zal het u verbazen hoeveel uw focus en productiviteit verbetert!
